Lanserer en ny versjon av programvaren? Utvikling av et nytt produkt som trenger en stor Brukerhåndbok? Hvem trenger en forfatter; Du kan gjøre jobben med eksisterende ansatte, rett? Du kan være i stand til å trekke den av, men jeg er villig til å satse du ikke fornøyd med resultatene og til slutt å spare penger hvis du ansette en teknisk skribent i starten.
Jeg vet, jeg vet. Tidene er tøff. Du har å gjøre pga med de ansatte du har. Det er en felles og gyldig klage i dagens arbeidsplass. Har du å gjøre mer med mindre, så en åpenbar plass å kutte kostnader er i din innsats i dokumentasjonen. Tross alt, er forfattere og redaktører en luksus i lean ganger. Du er en liten bedrift, og du kan produsere dokumentasjonen in-house, ikke sant? Tro om igjen. Ansettelse høyre frilanser for å gjøre jobben riktig første gang rundt kan spare deg hundrevis eller tusenvis i hjelpe pulten samtaler, servicehenvendelser, dokumentendring og distribusjonslister. Her er grunnen.
1. Du vil at noen med din bransjen eller produktet kunnskap. Kunnskap om bransjen eller produktet er nyttig, men writer's evne til å kommunisere godt både i skriftlig og muntlig er avgjørende for å lykkes med prosjektet dokumentasjonen. En god teknisk skribent:
-design lett-å-bruk og lett-å-finner dokumenter.
-skriver klart og lett å følge instruksjoner.
-viser et bredt spekter av tekniske kunnskaper som gjør det mulig for ham eller henne å skaffe seg nye tekniske kunnskaper raskt. De fleste tekniske forfattere trives på læring obskure tekniske fakta, like mye som de elsker diskuterer fordelene semikolon. De beste tech-forfatterne er utrolig rask studier.
-oppretter dokumentmaler med en ren, profesjonelt utseende som firmaet kan re-bruk.
-stiller intelligent spørsmål av din SMEs (saksområdet eksperter) som du ikke kanskje synes å spørre, å sikre grundig dekning av produktets funksjoner.
2. Programmerere eller ingeniører kan skrive dokumentasjonen. Oh, virkelig? De er ikke opptatt nok allerede? De fleste programmerere og ingeniører som jeg har jobbet avsky skriving. La dem gjøre det de gjør best og la en skribent gjør hva hun gjør best.
Gode tekniske forfattere er Privilegerte brukere av de fleste tekstbehandlingsprogrammer, hatter (hjelp redigeringsverktøy), og er do til de nyeste dokumentasjonen teknikkene som vil forbedre bedriftens profesjonell omdømme. En god teknisk skribent er kunnskapsrike om designtrender og beste praksis. Kan du si dette for ingeniører og programmerere?
3. Du trenger en forfatter i området. hvorfor? Dette er 2005. De fleste freelance tekniske forfattere har høyhastighets Internett-tilkoblinger, faksmaskiner og mobiltelefoner. Jeg har jobbet med klienter har jeg aldri møtt, eller som jeg har møtt bare et par ganger for dokumentasjon gå gjennom møter. Det er godt for skribent, og det er bra for deg når du ikke har en ekstra kroppen tar opp din verdifull plass. Jeg har utviklet noen av mine beste profesjonelle relasjoner i cyberspace.
4. Bare du forstå brukernes må beste. Ja, du gjør. Du vet hva de vil og hva de trenger; Det er derfor virksomheten din er så vellykket. Vurder følgende spørsmål:
-Betyr dokumentasjonen må være rettet til brukeren nybegynner eller erfaren techno-geek?
-Vet du hvordan å analysere målgruppen og skrive til målgruppen?
-Forstår du deltakernes grunnleggende læring stil?
-Vil grafiske arbeider bedre enn ord å formidle meldingen?-vil en CD eller en HTML-basert skjermhjelpen arbeid bedre enn trykt dokumentasjon?
-Hvordan vil du levere og distribuere endelige dokumentasjonen produktet?
En god teknisk skribent vil utføre en bruker behovet analyse og gi en dokumentasjon plan som driver din informasjon architecture design. Hun oppretter en dokumentasjon plan som vil utvikle seg i løpet av prosjektet og vil tillate dokumentasjonen til å vokse som endringene produktet. Med et flott fundament trenger du ikke å nytt hjulet med hver ny gjentakelse av produktet.
5. Du allerede vet hvordan du bruker MS Word. Det er stor og det er viktig.
-Er du thorougly komfortabel med Words avanserte funksjoner?
-Drømmer du i makroer?
-Er du kjent med FrameMaker (en svært un-user-friendly men kraftige favoritt verktøyet av tekniske forfattere som håndterer store, komplekse dokumenter som gjør MS Word skjelve og krasj)?
-Har du noen gang utformet ved hjelp av RoboHelp skjermhjelpen?
-Hvordan er din Photoshop, Illustrator, Paint Shop Pro, Quark, Visio, InDesign og grunnleggende HTML koding ferdigheter?
-Er du klar over de nyeste trendene innen skriving og grammatikk stil så firmaets meldingen vil være konsekvent og grammatisk korrekt?
Gode tekniske forfattere bringe en omfattende relevant kunnskap om en mengde tekstbehandling og grafikkprogrammer, i tillegg til standard business skrive praksis.
6. Du kan holde tritt med Dokumentoppdateringer.
-Hva er din plan for versjonskontroll for dokumentasjon?
-Hvem vil skrive oppdateringene?
-Hvordan vil du sikre brukerne har den nyeste og beste versjonen?
Hvis du ikke har en versjon og kilde styre systemet på plass, opprette en organisatorisk mareritt flere versjoner av dokumentet i flere mapper, når det er på tide å revidere eller oppdatere.
Det er en trend mot en enkelt innkjøpskontrakter teknisk dokumentasjon disse dager. Enkelt sagt, betyr dette én kilde for alle dine behov med dokumentasjon. Denne enkeltkilden kan inneholde materiale for trykte håndbøker, elektronisk hjelp, og opplæringsmateriale alt på ett sted. I enkelt sourcing koder en skribent bestemt materiale for en bestemt bruk. Når du leverer dokumentasjon, du bare angi hvilken type dokumentasjon som du vil (skrive f.eks, ut, elektronisk hjelp, Brukerhåndbok, opplæringsmateriell, tekniske referanseinformasjon) til å opprette og programvaren gjør resten. Poenget er, alt er på ett sted, og gjør det enkelt versjon og kildekontroll. Sette opp en enkelt innkjøpskontrakter system nå vil spare deg tid og hodepine i fremtidige senere. En god teknisk skribent er kjent med trendene i bransjen for enkelt sourcing, og kanskje kunne hjelpe deg med å sette opp en enkelt kilde system i organisasjonen.
Hvis du er skeptisk om å ansette en teknisk skribent, kan du vurdere dette. God skriftlig kommunikasjonsferdigheter vil alltid være etterspurt i næringslivet. Men i dagens komplekse næringslivet, er bare å være en god skribent ikke nok. En god teknisk skribent trenger teknisk kunnskapsrike, en solid kunnskap av dusinvis av-programmer, og uklanderlig forskning og skrive ferdigheter.
Vil du leie en revisor for å utvikle programvare? Ønsker du en tekniker for å besvare telefoner? Forventer en copywriter å gjøre skatt? Sannsynligvis ikke. Så gi din virksomhet og dine fantastiske produkter profesjonell oppmerksomheten de fortjener og vurdere en teknisk skribent for det neste prosjektet i dokumentasjonen.
Copyright 2005 Ann Zuccardy. Alle rettigheter.